Prelucrarea datelor cu caracter personal

Cine este compania care administreaza www.cofires.ro ?

Cofires Expert SRL este o companie din Romania, avand sediul in Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului sub numarul  J40/19091/2017, cod unic de inregistrare 38487338.

Cofires Expert este o companie care are ca scop livrarea de servicii de contabilitate atat companiilor cat si persoanelor fizice din Romania.

Cofires Expert este raspunzatoare pentru datele personale pe care le primeste direct de la tine prin intermediul oricaruia dintre site-urile noastre, adresele de email sau orice alte mijloace electronice.

Conform cerintelor Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, modificata si completata, Cofires Expert are obligatia de a administra in conditii de siguranta si numai pentru scopurile specificate, datele personale pe care ni le furnizezi.

Ce sunt datele cu caracter personal?

Potrivit GDPR, „date cu caracter personal” inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”). O persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Nu exista o lista a datelor cu caracter personal, iar GDPR nu impune statelor sa realizeze o astfel de lista, pentru simplul motiv ca o data poate deveni intr-un anumit context data cu caracter personal, iar in alt context sa fie pur si simplu o informatie fara valoare de data cu caracter personal.

Iata cateva exemple de date cu caracter personal:

  • numele;
  • domiciliul sau resedinta cuiva;
  • o adresa de e-mail (inclusiv adresele de tipul Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.);
  • numarul de buletin, pasaport sau carte de identitate;
  • date privind locatia (de exemplu, functia de date privind locatia disponibila pe un telefon mobil);
  • un IP;
  • cookie ID;
  • silueta cuiva din inregistrarile CCTV;
  • un numar de inmatriculare al unei masini;

Cum colectam datele tale personale?

  • Daca ne contactezi direct, prin intermediul website-ului www.marketing.ossiris.com.ro sau prin intermediul telefonului sau al postei electronice, pentru a solicita informatii despre produsele si serviciile noastre.
  • Daca achizitionezi un produs sau un serviciu direct de la noi.
  • Daca raspunzi la campaniile noastre de marketing direct, de exemplu prin completarea unui formular de raspuns, prin introducerea datelor online pe unul dintre website-urile noastre sau prin discutia telefonica cu unul dintre colegii nostrii.
  • Daca datele tale personale sunt transferate de la terte parti.
  • Daca alte entitati juridice sau parteneri de business transfera, cu acordul tau, datele tale personale catre noi.
  • Daca am achizitionat datele tale personale din alte surse (de exemplu, brokeri de adrese comerciale).
  • Prin procesarea comenzilor sau cererilor tale;
  • Prin oferirea de produse si/sau servicii catre tine;
  • Prin facturare;
  • Prin solutionarea cererilor, intrebarilor sau a reclamatiilor facute de catre tine;
  • Prin contactarea ta (inclusiv prin posta, email, fax, mesaje text, sau telefon) in legatura cu oferte de produse si servicii ale Cofires Expert sau in legatura cu produse si servicii ale unor terte parti atent selectionate, care credem ca ar putea fi de interes pentru tine (in afara de cazul in care ai facut o cerere scrisa sa nu fii contactat in acest sens);
  • Prin inregistrarea informatiilor despre tine in vederea alocarii sau oferirii recompenselor, reducerilor si a altor beneficii.

Daca oferi informatii in numele unei alte persoane, trebuie sa te asiguri ca aceasta a primit prezenta politica de confidentialitate inainte de a face acest lucru. Daca ai sub 16 ani, te rugam sa nu ne trimiti nicio informatie cu exceptia cazului in care ai permisiunea parintelui sau a tutorelui tau sa faci acest lucru.

Te rugam sa ne ajuti sa-ti actualizam informatiile aducandu-ne la cunostinta orice modificare a datelor de contact sau a preferintelor tale.

Ce informatii putem colecta despre tine?

Urmatoarele tipuri de informatii despre tine pot fi colectate prin intermediul diferitelor servicii si canale de contact descrise in aceasta politica de confidentialitate:

  • Detalii de contact: adresare, nume, initiale, adresa, numere de telefon, adresa de e-mail, numar de fax.
  • Date cu caracter personal: data nasterii, statutul familial, membrii familiei, profesie, pasiuni, metoda preferata de plata, canalul de contact preferat, numele companiei.
  • Interese: informatiile pe care ni le furnizezi despre interesele tale.
  • Date privind utilizarea website-ului si a informatiilor comunicate: cum utilizezi website-ul nostru si daca deschizi sau transmiti comunicarile noastre mai departe, inclusiv informatiile colectate prin cookie-uri si alte tehnologii de monitorizare (poti accesa Politica de cookie-uri folosind linkul de mai jos).
  • Informatii despre vanzari si servicii: informatii referitoare la achizitii, inclusiv plangeri si reclamatii.
  • Informatii privind istoricul clientului: rata de satisfactie a clientilor (si informatii suplimentare de la platforma de autoasistenta), ofertele primite, participarea la evenimente (locatie, companie), istoricul reclamatiilor.
  • Utilizarea dispozitivului si a serviciului: cum utilizezi dispozitivul mobil si serviciul oferit pe dispozitiv.

Scopul colectarii datelor

– informarea Clientilor/Cumparatorilor privind situatia Contului lor inclusiv validarea, expedierea si facturarea Comenzilor, rezolvarea anularilor sau a problemelor de orice natura referitoare la o Comanda, la Bunurile si sau serviciile achizitionate,

– trimiterea de Newslettere si/sau alerte periodice, prin folosirea postei electronice (e-mail, SMS)

– de cercetare de piata, de urmarire si monitorizare a vanzarilor si a comportamentului Clientului/Cumparatorului.

Prin completarea datelor in formularul de creare de Cont si/sau de Comanda Cumparatorul declara si accepta neconditionat ca datele sale personale sa fie incluse in baza de date a Cofires Expert, inregistrata in Registrul de Evidenta a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal sub numarul 22942 si isi da acordul expres si neechivoc ca toate aceste date personale sa fie stocate, utilizate si prelucrate in scopul prevazut mai sus.

                 

Utilizarea datelor

Datele colectate pot fi utilizate pentru asistenta clienti si marketing: in legatura cu informatiile tale utilizate in scopuri de asistenta pentru clienti si in scopuri de marketing, este posibil sa iti pastram informatiile pana la data ultimei obtineri a consimtamantului de a-ti transmite mesaje de marketing sau data la care ai raspuns ultima oara la o comunicare de marketing din partea noastra (alta decat cea a renuntarii la primirea altor comunicari).

De asemenea datele tale pot fi folosite in vederea asigurarii calitatii, cercetarii si dezvoltarii: datele tale vor fi pastrate exclusiv intr-o maniera anonimizata, adica nu va fi posibil sa fie legate de persoana ta.

In cazul in care exista posibile pretentii in legatura cu orice informatie despre care consideram in mod rezonabil ca va fi necesara apararea, urmarirea sau formularea de pretentii impotriva ta, a noastra sau a unei terte parti, putem pastra aceste date atat timp cat aceasta pretentie ar putea fi in termenul legal de a fi formulata.

Transmiterea datelor catre terti

Cofires Expert poate furniza datele cu caracter personal ale Cumparatorului/Clientului altor companii cu care se afla in relatii de parteneriat, dar numai in temeiul unui angajament de confidentialitate din partea acestora prin care garanteaza ca aceste date sunt pastrate in siguranta si ca furnizarea acestor informatii personale se face conform legislatiei in vigoare.

  1. companiile care ne furnizeaza produse si servicii (imputerniciti), cum ar fi:
  • agentiile media, cum ar fi cele care organizeaza campanii promotionale si cele care gestioneaza newsletter-ul de e-mail, marketing prin SMS, telemarketing sau alte tipuri de marketing, suport clienti sau activitati de vanzare in numele nostru;
  • servicii de market research: analiza, publicitate;
  • furnizorii si suportul sistemelor tehnologiei informatiei, inclusiv arhivarea e-mailurilor, furnizorii de telecomunicatii, serviciile de back-up si recuperare in caz de catastrofe si serviciile de securitate cibernetica.
  • furnizorilor de servicii de curierat
  • furnizorilor de servicii de plata/bancare,
  • alte servicii,  furnizate de companii cu care putem dezvolta programe comune de ofertare pe piata a  Bunurilor si Serviciilor noastre.
  1. companiile implicate in functionarea site-ului nostru web, in cazul in care nu ne ofera un serviciu.
  2. alte parti, cum ar fi autoritatile si institutiile publice, contabilii, auditorii, avocatii si alti consultanti externi, a caror activitate implica necesitatea cunoasterii acestor date sau acolo unde legea ne obliga sa facem aceasta dezvaluire (Informatiile Cumparatorului cu caracter personal pot fi furnizate si catre Parchetul General, Politie, instantele judecatoresti si altor organe abilitate ale statului, in baza si in limitele prevederilor legale si ca urmare a unor cereri expres formulate).
  3. persoane care demonstreaza ca actioneaza legal in numele tau

Deasemenea putem folosii datele tale personale pentru a raspunde oricaror reclamatii, pentru a ne proteja drepturile sau drepturile unui tert, pentru a proteja siguranta oricarei persoane sau pentru a preveni orice activitate ilegala.

Cum pastram informatiile tale in siguranta?

Utilizam o varietate de masuri de securitate, inclusiv instrumente de criptare si autentificare, pentru a ajuta la protejarea si mentinerea securitatii, integritatii si disponibilitatii informatiilor tale.

Desi nu putem garanta ca transmiterea de date prin internet sau pe website este lipsita de atacuri cibernetice, noi, subcontractantii nostri si partenerii nostri de business ne straduim sa mentinem garantiile fizice, electronice si procedurale pentru a-ti proteja informatiile in conformitate cu cerintele aplicabile privind protectia datelor. Folosim, printre altele, masuri precum:

  • accesul personal strict la datele tale pe baza „necesitatii de a cunoaste” si doar in scopul comunicat;
  • transferul datelor colectate doar in forma criptata;
  • stocarea datelor strict confidentiale – de exemplu, informatii despre cartile de credit –doar in forma criptata;
  • sistemele informatice de securitate pentru a interzice accesul neautorizat, de catre hackeri, spre exemplu;
  • monitorizarea permanenta a accesului la sistemele IT pentru a detecta si a opri utilizarea necorespunzatoare a datelor cu caracter personal.

In cazul in care ti-am furnizat (sau ai ales) o parola care iti permite sa accesezi anumite parti ale website-ului nostru sau orice alt portal, aplicatie sau serviciu pe care il operam, esti responsabil de pastrarea confidentiala a acestei parole si de respectarea oricarei alte proceduri de securitate asupra careia te notificam. Te rugam sa nu comunici o asemenea parola nimanui.

Pentru cat timp vom pastra informatiile tale?

Vom pastra informatiile tale doar atat timp cat este necesar pentru scopul pentru care le-am obtinut si pentru orice alte scopuri conexe permise (de exemplu, acolo unde este relevant, pentru aparare in cazul unei reclamatii impotriva noastra). Asadar, daca informatia este utilizata in doua scopuri, o vom retine pana la expirarea scopului cu cea mai lunga perioada, dar vom inceta sa o folosim in scopul cu o perioada mai scurta, odata ce aceasta perioada a expirat.

Restrictionam accesul la informatiile tale persoanelor care au nevoie sa le foloseasca in scopurile relevante.

Perioadele noastre de pastrare se bazeaza pe nevoile business-ului, iar informatiile tale, care nu mai sunt necesare sunt ireversibil anonimizate (in plus, informatiile anonime pot fi pastrate) sau distruse in siguranta.

Drepturile utilizatorilor in privinta datelor

Regulamentul recunoaste persoanelor vizate o serie de 8 drepturi importante:

1.          Dreptul la informare - art. 13 si 14 GDPR. Acesta le permite persoanelor vizate sa stie, chiar de la momentul la care se face colectarea modul in care se vor utiliza acele date, catre cine vor fi ele dezvaluite ori transferate, ce drepturi au persoanele in cauza cu privire la datele prelucrate etc.

2.          Dreptul de acces la date - art. 15 GDPR. Iti permite sa obtii, din partea noastra, o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care te privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la alte informatii utile.

3.          Dreptul la stergerea datelor - art. 17 GDPR. Iti permite sa obtii din partea noastra stergerea datelor cu caracter personal care te privesc, fara intarzieri nejustificate. Exista, totusi, si exceptii de la aceasta regula, cum ar fi ideea ca unele date sunt prelucrate pentru a oferi publicului dreptul la informare, ca sunt prelucrate in scopuri statistice ori de arhivare, ca sunt prelucrate pentru indeplinirea unei obligatii legale ori ca le prelucram pentru constatarea sau apararea unui drept in instanta.

4.          Dreptul la rectificarea datelor - art. 16 GDPR. Iti permite sa obtii de la noi, fara intarzieri nejustificate, rectificarea sau completarea datelor cu caracter personal inexacte care te privesc.

5.          Dreptul la restrictionarea datelor - art. 18 GDPR. Este un drept cu caracter temporar. In unele situatii, intre momentul in care, spre exemplu, luam decizia de a sterge anumite date (nu mai avem nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii) si stergerea efectiva a datelor, ne trimiti o cerere prin care te opune stergerii, motivand faptul ca ai nevoie de aceste date pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta. Ca urmare a unei astfel de solicitari, vom “ingheata” datele oprind prelucrarea lor pentru o anumita perioada de timp.

6.          Dreptul la portabilitatea datelor - art. 20 GDPR. Ai dreptul de a primi datele cu caracter personal care te privesc si pe care le-ai furnizat operatorului (care le prelucreaza in temeiul unui contract ori in temeiul consimtamantului tau, prin mijloace automate) intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si ai dreptul de a transmite aceste date altui operator, fara obstacole din partea noastra. Cu alte cuvinte, datele personale iti vor fi oferite, intr-un format structurat, pentru ca tu sa poti decide ca le descarci sau, dimpotriva, ca le trimiti unui alt operator..

7.          Dreptul la opozitie - art. 21 GDPR. Ai dreptul de a te opune, spre exemplu, prelucrarii datelor tale personale, atunci cand acestea sunt prelucrate in scop de marketing direct. Ca sa fie mai clar modul in care iti poti exercita acest drept, trebuie mentionat, spre exemplu, ca in toate newsletterele care provin de la Cofires Expert (indiferent ca vorbim despre newsletttere care ofera doar informare sau newslettere care promoveaza servicii sau produse Cofires Expert ) vei avea intotdeauna posibilitatea sa te dezabonezi. Oferim aceasta posibilitate in absolut toate situatiile, indiferent ca legea ne obliga sau nu la aceasta (nu toate mailurile de la noi sunt considerate a fi marketing direct), pentru ca ni se pare important ca interactiunea ta cu Cofires Expert sa existe doar cata vreme ti-o doresti.

8.          Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa. Cofires Expert nu realizeaza astfel de profilari care sa fie urmate de decizii automatizate cu efect juridic sau similar semnificativ pentru persoana vizata. La momentul la care vom realiza astfel de profilari, te vom anunta si vom modifica prezenta nota de informare.

9.          Dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336, Bucuresti, Romania. +40.318.059.211 / +40.318.059.212, Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.; http://www.dataprotection.ro/.

Exercitarea acestor drepturi este supusa anumitor exceptii pentru a proteja interesul public (de exemplu, prevenirea sau detectarea infractiunilor), interesele noastre (de exemplu, mentinerea privilegiului legal) sau drepturile si libertatile altora.

Perioada de timp: Daca iti exerciti oricare dintre aceste drepturi, vom analiza dreptul tau la o astfel de solicitare si vom raspunde fara intarzieri nejustificate, dar nu mai tarziu de o luna. In cazuri complexe sau in momente de primire a numeroase solicitari, aceasta perioada poate fi prelungita cu inca doua luni, perioada despre care vei fi informat.

Restrictionarea accesului: in anumite situatii, este posibil sa nu-ti putem oferi acces la toate sau la unele dintre datele tale personale datorita dispozitiilor legale. Daca refuzam cererea ta de acces, te vom informa despre motivul refuzului.

Fara identificare: in unele cazuri, este posibil sa nu putem cauta datele dvs. personale datorita identificatorilor pe care ii furnizati in solicitarea dvs. In astfel de cazuri, in cazul in care nu va putem identifica ca persoana vizata, nu suntem in masura sa va conformam solicitarii dvs. de a va executa drepturile legale descrise in aceasta sectiune, cu exceptia cazului in care furnizati informatii suplimentare care sa va permita identificarea. Va vom informa si va vom oferi posibilitatea de a oferi astfel de detalii suplimentare.

Exercitarea drepturilor legale: Pentru a va exercita drepturile legale, te rugam sa accesezi Contul tau din Cofires Expert , de unde vei putea primi raspuns rapid la cererile tale. In cazul in care nu esti multumit de acest raspuns, te rugam sa ne contactezi in scris (inclusiv in format electronic) la datele de contact furnizate in sectiunea Contact de mai jos.

Informatii de contact

Te rugam sa ne adresezi intrebarile tale cu privire la obiectul protectiei datelor si orice solicitari in exercitarea drepturilor tale legale la urmatoarele date de contact:

[Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.]

Vom investiga si incerca sa rezolvam orice cerere sau plangere cu privire la utilizarea sau dezvaluirea informatiilor tale personale.

Daca nu esti multumit de raspunsul nostru, poti face o plangere Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.